Theo quy định khoản 4, điều 10, điều lệ Công đoàn Việt Nam và điểm d khoản 8.9 Hướng dẫn 238/HD-TLĐ hướng dẫn thi hành Điều lệ Công đoàn Việt Nam: Trường hợp đại biểu bị kỷ luật khiển trách trở lên còn đang trong thời gian chấp hành kỷ luật thì BCH cấp triệu tập xem xét, quyết định tư cách đại biểu và sau đó báo cáo cho đại hội biết.

Như vậy thẩm quyền quyết định đồng chí Chủ tịch Công đoàn bộ phận đó có được là đại biểu chính thức của đại hội hay không là do BCH Công đoàn cơ sở quyết định nhưng phải báo cáo trước đại hội.

Tuy nhiên nếu làm như vậy thì đưa ra đại hội thủ tục khá phức tạp. Do vậy, nếu đồng chí này không phải là đại biểu đương nhiên thì không nên cơ cấu là đại biểu chính thức của đại hội mà chỉ nên để là đại biểu mời.