Ngay trong tháng 10/2025, Giám đốc Công ty đã ban hành Quyết định về việc tổ chức họp trực tuyến, kèm theo Quy định chi tiết về tổ chức và vận hành hệ thống họp trực tuyến trong toàn Công ty. Văn bản quy định rõ mục đích, yêu cầu, nguyên tắc, quy trình và trách nhiệm của từng đơn vị, cá nhân tham gia họp, đảm bảo việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác chỉ đạo, điều hành diễn ra thống nhất, chuyên nghiệp, an toàn và hiệu quả.

UBKT Đảng ủy Công ty họp trực tuyến với Đảng ủy TKV
 

Theo đó, hệ thống họp trực tuyến được Công ty đầu tư và vận hành ở 04 phòng họp chính tại trụ sở Văn phòng, cùng các điểm cầu kết nối tại khu vực sản xuất như Trung tâm Điều hành sản xuất Làng Khánh, Hội trường Phân xưởng Than điện, và các thiết bị cá nhân của Thủ trưởng và cán bộ các đơn vị. Hệ thống sử dụng nền tảng Microsoft Teams kết hợp hạ tầng mạng NGN của VNPT, được TKV phê duyệt sử dụng thống nhất trong toàn Tập đoàn, bảo đảm độ ổn định, tính bảo mật và chất lượng âm thanh, hình ảnh cao.

Giám đốc Công ty chủ trì họp trực tuyến với các đơn vị sản xuất


Các Công đoàn vùng Hạ Long họp trực tuyến với Công đoàn TKV
 

Từ khi đưa vào vận hành, đặc biệt trong tháng 9 và tháng 10 năm 2025, Công ty đã tổ chức 14 cuộc họp trực tuyến với Tập đoàn và các đơn vị thành viên, bao gồm các cuộc họp của tổ chức Đảng, tổ chức Công đoàn, tổ chức Đoàn Thanh niên và các cuộc họp của Chuyên môn trong các lĩnh vực như điều độ sản xuất, tiêu thụ than, kỹ thuật cơ điện an toàn; họp tác nghiệp với các ban ngành dọc, họp triển khai các chương trình chuyển đổi số và đào tạo kỹ năng số,… Bên cạnh đó, nhiều phòng ban, phân xưởng trong Công ty cũng đã tự chủ tổ chức các buổi làm việc nội bộ hoặc phối hợp với đơn vị bạn qua nền tảng trực tuyến, tạo thành thói quen làm việc linh hoạt, hiệu quả trong toàn hệ thống.

 

Việc triển khai họp trực tuyến đã mang lại những hiệu quả rõ rệt. Các cuộc họp được tổ chức nhanh chóng, tiết kiệm thời gian, chi phí di chuyển, bảo đảm tiến độ xử lý công việc, đồng thời nâng cao tính tương tác và trao đổi thông tin giữa các bộ phận. Các nội dung họp, báo cáo, tài liệu được phát hành, ký số và lưu trữ điện tử trên hệ thống quản lý văn bản của Công ty (iOffice), góp phần hình thành môi trường “phòng họp không giấy tờ” một trong những mục tiêu quan trọng của Đề án chuyển đổi số trong TKV giai đoạn 2025-2030.

 

Đặc biệt, theo quy định mới ban hành, Công ty đã chuẩn hóa quy trình chuẩn bị, vận hành và kết thúc cuộc họp trực tuyến. Tất cả công điện, giấy mời họp, tài liệu trình bày và thông báo kết luận đều được thực hiện qua hệ thống điện tử; người tham dự được yêu cầu đăng nhập bằng định danh cá nhân, đảm bảo tính bảo mật và kỷ luật phát ngôn. Công tác ghi âm, ghi hình, chụp ảnh được thực hiện có kiểm soát và lưu trữ trên máy chủ nội bộ nhằm phục vụ công tác tra cứu, tổng hợp, bảo đảm an toàn thông tin theo quy định của pháp luật và Tập đoàn.

 

Việc triển khai đồng bộ mô hình họp trực tuyến thể hiện quyết tâm của Đảng ủy, Ban Giám đốc Công ty Tuyển than Hòn Gai trong thực hiện chỉ đạo của Tập đoàn TKV về chuyển đổi số. Công ty coi đây là một trong những bước đi quan trọng trên hành trình xây dựng doanh nghiệp hiện đại, quản trị số và điều hành thông minh. Từ lãnh đạo đến cán bộ, chuyên viên, người lao động đều ý thức rõ lợi ích của môi trường làm việc trực tuyến, chủ động học hỏi, sử dụng thành thạo các công cụ họp, chia sẻ tài liệu và ký số trên hệ thống.

 

Bên cạnh việc tổ chức họp trực tuyến nội bộ, Công ty còn tham gia các cuộc họp trực tuyến của TKV với tinh thần nghiêm túc, chuyên nghiệp. Các điểm cầu của Công ty luôn bảo đảm hình ảnh, âm thanh, đường truyền ổn định, thể hiện rõ tinh thần đổi mới, kỷ luật và tác phong làm việc hiện đại. Lãnh đạo Tập đoàn đánh giá cao sự chủ động của Tuyển than Hòn Gai trong việc hoàn thiện hạ tầng kỹ thuật và nhanh chóng đưa hệ thống họp trực tuyến vào thực tế hoạt động chỉ trong thời gian ngắn.
 

Trong thời gian tới, Công ty tiếp tục hoàn thiện các hạng mục kỹ thuật, mở rộng phạm vi kết nối đến tất cả các phân xưởng, kho cảng, khu vực sản xuất, hướng tới mục tiêu 100% cuộc họp điều hành của Công ty được tổ chức trực tuyến hoặc kết hợp trực tuyến, trực tiếp. Đồng thời, Công ty đang xây dựng kế hoạch nâng cấp thiết bị, màn hình tương tác, hệ thống camera AI tự động nhận diện người phát biểu và lưu trữ dữ liệu họp, phục vụ công tác tổng hợp, phân tích, báo cáo điều hành.

 

Cùng với đó, việc đào tạo kỹ năng số, hướng dẫn sử dụng nền tảng họp trực tuyến sẽ tiếp tục được duy trì định kỳ, bảo đảm mọi cán bộ, công nhân viên đều có thể tham gia và vận hành hệ thống thành thạo, đúng quy định. Đây cũng là bước chuẩn bị cần thiết để Công ty từng bước tiến tới thực hiện đầy đủ mô hình “Phòng họp thông minh - Văn phòng số - Doanh nghiệp số”, phù hợp với lộ trình chuyển đổi số toàn Tập đoàn.
 

Thành công bước đầu của mô hình họp trực tuyến không chỉ mang ý nghĩa về công nghệ, mà còn thể hiện quyết tâm, tinh thần đổi mới và văn hóa làm việc chuyên nghiệp của người thợ Tuyển than Hòn Gai trong thời đại số. Từ những cuộc họp trực tuyến hôm nay, Công ty đang mở ra một hướng đi mới, hiện đại, linh hoạt và hiệu quả hơn, góp phần cùng TKV xây dựng ngành Than phát triển bền vững, an toàn và thông minh.