Xác định công tác quản lý văn thư, lưu trữ có vai trò rất quan trọng, Công ty đã tổ chức tập huấn về công tác văn thư, lưu trữ cho toàn bộ CBNV làm việc tại trụ sở Công ty; lãnh đạo và nhân viên nghiệp vụ các phân xưởng sản xuất.
 

Nhân viên thực hiện nhiệm vụ Văn thư, lưu trữ
 

Đối với công tác văn thư theo quy định tất cả các đơn vị soạn thảo văn bản xong chuyển qua Văn phòng kiểm tra, kiểm soát về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản, nếu đủ điều kiện sẽ trình lãnh đạo Công ty ký và ban hành; áp dụng mạng potal nội bộ, thư điện tử có hiệu quả, vì vậy xử lý công văn, gửi nhận văn bản trên mạng thông suốt.

Đối với công tác lưu trữ, hàng năm các đơn vị lập danh mục hồ sơ theo thông tư 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ và giao trực tiếp hồ sơ cho nhân viên làm công tác lưu trữ tiếp nhận và chỉnh lý.

Bên cạnh đó bộ phận Văn phòng đã làm tốt quản lý, xử lý văn bản, đảm bảo thông tin cho lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành hàng ngày, bảo toàn thông tin, tài liệu, quản lý đảm bảo, sử dụng con dấu an toàn đúng quy định. Các hoạt động nghiệp vụ lưu trữ như: thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác tài liệu lưu trữ được thường xuyên, hiệu quả.

Vì vậy, trong năm đã xử lý 13.610 văn bản đến, đi kịp thời đúng đối tượng, chỉnh lý hoàn thiện xong  7.000 bộ hồ sơ tài liệu và đã được mã hóa bổ sung danh mục hồ sơ để đưa vào công cụ tra tìm hồ sơ, (tương đương 850 mét). Số lượt người khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ: 148 lượt người.

Có thể nói rằng, Công ty là đơn vị đầu tiên trong Tập đoàn tự tổ chức chỉnh lý hồ sơ tài liệu, tiết kiệm chi phí do không phải thuê chỉnh lý như trước đây, việc quản lý và khai thác hồ sơ nhanh và hiệu quả hơn, tiết kiệm chi phí 350 triệu đồng.

Để tiếp tục thực hiện tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công tác quản lý về lưu trữ công ty chỉ đạo các đơn vị nộp hồ sơ công việc theo định kỳ hàng năm, trong quá trình thực hiện nhiệm vụ có phát sinh hồ sơ tài tiệu thì phải lập danh mục bổ sung trước khi nộp vào lưu trữ./.