Theo quy trình do TKV ban hành, công tác quản lý vật tư tại các đơn vị trong Tập đoàn sẽ gồm nhiều khâu, nhiều công đoạn, bắt đầu từ khâu lập kế hoạch nhu cầu vật tư đến quy trình mua sắm, quản lý kho, theo dõi định mức, vận chuyển vật tư; thu hồi - tái sử dụng vật tư..., Ngoài ra, Tập đoàn cũng quy định rõ với các đơn vị về khâu kiểm tra, kiểm soát thực hiện công tác vật tư và báo cáo quản lý, thực hiện công tác vật tư thường xuyên.

Đối với khâu lập kế hoạch nhu cầu và mua sắm vật tư, hàng năm, các đơn vị thực hiện dựa trên kế hoạch sản xuất Tập đoàn giao. Căn cứ khối lượng các chỉ tiêu sản xuất, các đơn vị sẽ lập kế hoạch nhu cầu vật tư sát với kế hoạch và thực tế sản xuất.

Tại Công ty Than Uông Bí - TKV, bình quân mỗi năm, Công ty sản xuất trên 2,5 triệu tấn than nguyên khai. Để đáp ứng cho sản xuất với sản lượng trên, hàng năm Công ty đã xây dựng kế hoạch công tác vật tư với gần 12.000 danh mục vật tư, phụ tùng cần thiết phục vụ cho sản xuất. Các danh mục vật tư chủ yếu là vì chống lò, gông lò các loại, lưới thép, gỗ lò, thuốc nổ..., trong đó, giá trị vật tư lớn nhất là vì chống lò với khoảng hơn 183 tỷ đồng mỗi năm.

 Công ty Than Uông Bí chuẩn bị vật tư cho sản xuất than hầm lò

Ngay từ khâu lập kế hoạch nhu cầu vật tư cho sản xuất, Công ty phải bám sát chỉ tiêu sản lượng về than nguyên khai và mét lò Tập đoàn giao trong năm để xây dựng danh mục vật tư, phụ tùng, tính toán giá trị theo đơn giá quy định và trình TKV phê duyệt. Danh mục và đơn giá các chủng loại vật tư này sau khi được TKV phê duyệt, Công ty sẽ tiến hành quy trình mua sắm theo quy định - Trưởng phòng Vật tư Nguyễn Đức Đại cho biết. 

Các chủng loại vật tư được chuẩn bị đầy đủ đáp ứng cho sản xuất

 Công tác thu hồi, tái sử dụng vật tư được giám sát chặt chẽ

Một trong những khâu quan trọng của quy trình quản lý vật tư, liên quan trực tiếp đến kiểm soát chi phí là khâu thu hồi vật tư tái sử dụng, bán phế liệu được Công ty Than Hòn Gai - TKV xây dựng quy trình công tác thu hồi vật tư và được kiểm soát, giám sát chặt chẽ 5 bên, gồm có thủ kho, Phòng Vật tư, Phòng Kế hoạch, Phòng Kế toán và Phòng kỹ thuật, lập biên bản giao nhận vật tư thu hồi đầy đủ và tập kết đúng nơi quy định. Vật tư, dụng cụ thu hồi được tập kết, sắp xếp ngăn nắp tại các kho, trong đó chủng loại vật tư thu hồi có khối lượng lớn nhất là vì chống lò. Các vật tư thu hồi được kiểm định giá trị khấu hao, phân loại và tái sử dụng tại đơn vị. Giá trị vật tư thu hồi, tái sử dụng và bán phế liệu góp phần giảm chi phí mua sắm vật tư, từ đó tiết kiệm chi phí sản xuất cho đơn vị. 

Cột chống thuỷ lực trong sản xuất hầm lò được thu hồi, phân loại, quản lý tại Than Hòn Gai

Hội thảo về quy trình quản lý vật tư trong TKV                 

Công tác quản lý vật tư của TKV là công việc có khối lượng lớn, tốn nhiều thời gian đòi hỏi cần có tính khoa học trong quản lý cũng như thực hiện. Nhằm tăng cường công tác quản lý vật tư, áp dụng số hoá trong công tác quản lý vật tư, TKV đã chỉ đạo các Ban chuyên môn Tập đoàn và Viện Khoa học Công nghệ Mỏ - Vinacomin xây dựng đề án số hóa cho công tác này và tổ chức Hội thảo về quy trình quản lý vật tư trong TKV. Quy trình quản lý vật tư chung được TKV ban hành thống nhất trong toàn Tập đoàn, để làm cơ sở xây dựng phần mềm quản lý vật tư chung của TKV và của các đơn vị, đáp ứng xu thế toàn cầu về chuyển đổi số và yêu cầu quản lý vật tư hiện nay trong Tập đoàn.

Truyền thông TKV